Pubblico R2R Talks

Il Programma del Meeting si compone di conferenze, incontri e dibattiti R2R TALKS e con le esperienze outdoor R2R WALKS. Con l’adesione di un partenariato sempre più ampio, da vari territorio d’Italia, nonché di un numero crescente di performer e volontari, l’organizzazione necessita di alcune regole di base.

Qui troverai le linee guida per organizzare un evento R2R, dalla progettazione ai risultati: poche e semplici regole che però non sono negoziabili e devono essere considerate obbligatorie per chiunque intenda organizzare conferenze o esperienze outdoor, al fine di riuscire a mantenere coerente la visione condivisa.

LINEE GUIDA GENERALI

  • Visione / obiettivi: ogni evento deve mantenere la visione di All Routes lead to Rome: un approccio integrato, aperto e inclusivo, focalizzato sulla mobilità dolce come risorsa per cambiare abitudini, costumi, atteggiamenti e consumi, per migliorare la qualità della vita e garantire la centralità delle persone. Gli eventi R2R sono orientati all’accessibilità universale, al dialogo interculturale e interreligioso, all’abbattimento di ogni barriera e, in definitiva, alla Pace.
  • Durata: ogni evento non può superare la durata di due giorni.
  • Luogo: un evento R2R deve essere organizzato da organizzazioni operative o da persone che vivono nella località nella quale si intende realizzare le attività.
  • Risorse: gli eventi R2R TALKS e R2R WALKS sono impegni volontari. Nessuno può immaginare di promuovere eventi con finalità di lucro, né utilizzare gli eventi per raccogliere fondi per altre organizzazioni.
  • Accessibilità: ogni evento dev’essere offerto gratuitamente al pubblico o, comunque, proposto ad un costo ridotto e preferenziale. Dev’essere prodotto ogni sforzo per individuare sedi, contesti e attività che consentano la partecipazione di tutti, indistintamente, abbattendo le barriere fisiche, culturali e sociali.
  • Pubblici: possono essere organizzati autonomamente eventi che prevedono una presenza fino a 100 persone. Per organizzare eventi cui si prevedono oltre 100 partecipanti è necessario coinvolgere la segreteria centrale.
  • Denominazione: gli eventi accreditati possono essere organizzati come All Routes lead to Rome.
  • Co-organizzazione: gli eventi R2R possono essere combinati o integrati in altri contesti culturali quali festival e rassegne, a condizione di ricevere autorizzazione scritta.
  • Co-branding: il logo, l’identità e il nome di All Routes lead to Rome non può essere accostato senza autorizzazione al nome di altre organizzazioni, con o senza fini di lucro, società o altro. E’ vietato presentare un evento come organizzato da soggetti diversi da All Routes lead to Rome.

LOGO / IDENTITÀ VISIVA / COMUNICAZIONE

  • Logo: per rappresentare gli eventi, deve sempre essere utilizzato il logo di All Routes lead to Rome e/o gli altri marchi ad esso riconducibili, R2R TALKS e R2R WALKS.
  • Riferimento ai nomi e ai marchi: per promuovere il tuo evento nell’ambito di All Routes lead to Rome, le attività devono essere precedentemente approvate e inserite nel Programma ufficiale.
  • Abbreviazioni o variazioni del nome: non sono consentite altre abbreviazioni o variazioni del nome All Routes lead to Rome, salvo l’acronimo R2R.

PARTENARIATO

  • Partner: All Routes lead to Rome considera partner l’organizzazione che richiede di realizzare attività con il proprio logo.
  • Durata del partenariato: l’adesione al partenariato è valida per tre anni dalla data di approvazione. Ma è sempre necessario richiedere l’autorizzazione per ogni evento successivo al primo.
  • Rinnovo dell’accordo di partenariato: l’accordo di partenariato NON si rinnova tacitamente. Prima della scadenza, l’organizzazione territoriale dovrà richiedere nuovamente di aderire, riformulando la domanda con dati aggiornati.

FORMAT ORGANIZZATIVO

  • Formato: Gli eventi R2R TALKS sono una serie di brevi conferenze, presentazioni e spettacoli preparati con cura su una vasta gamma di argomenti per favorire la divulgazione, la partecipazione, l’apprendimento, l’ispirazione e la meraviglia, ma anche per provocare dibattiti. Ogni intervento dovrebbe avere una durata di un quarto d’ora per ciascun relatore, che porta il proprio contributo su base volontaria, moderati da un giornalista o un presentatore, che al termine consentano domande e interventi non programmati da parte del pubblico.
    Gli eventi R2R WALKS sono esperienze e opportunità offerte gratuitamente al pubblico per sperimentare la mobilità dolce, per conoscere il patrimonio ambientale e culturale, per visitare luoghi normalmente inaccessibili e per godere della bellezza che ci circonda. Sono attività outdoor di trekking urbano, passeggiate letterarie, visite guidate, aperture straordinarie, cicloesplorazioni, spettacoli e momenti conviviali che normalmente hanno una durata di 3 ore. Eventuali costi di ingresso, di noleggio delle attrezzature e altre eventuali spese sono da indicare con chiarezza e trasparenza nell’invito.
  • Approccio olistico integrato: tutti gli eventi R2R devono essere caratterizzati da pluralità, ampiezza, originalità, multidisciplinarietà e ampiezza, con l’obiettivo di aumentare il livello di informazione e di consapevolezza dei partecipanti. Come nella prassi dei Cammini, relatori (R2R TALKS), accompagnatori e istruttori (R2R WALKS) devono saper presentare le iniziative con competenze disciplinari variegate, in grado di affrontare la complessità e la pluralità degli scenari e degli orizzonti.
  • Allestimenti, attrezzatura e materiale informativo: per gli eventi R2R TALKS, i luoghi devono essere presentati al pubblico attraverso allestimenti che richiamino l’adesione al circuito: le sale conferenze devono essere allestite con roll up e banner, con materiale per la proiezione che consenta di visualizzare i video dal canale YouTube di All Routes lead to Rome. All’ingresso, dev’essere garantita la distribuzione di materiale informativo originale e la compilazione del foglio presenze. Gli eventi R2R WALKS devono necessariamente essere organizzati in luoghi adeguati dal punto di vista della sicurezza, da soggetti che comunque garantiscono la copertura assicurativa dei partecipanti.
  • Registrazione di contenuti: è necessario produrre foto e video di tutti i contenuti di ogni evento (conferenze, spettacoli, eventi outdoor, ecc.). Dopo l’evento, il materiale va trasmesso alla Segreteria organizzativa centrale per la diffusione.

SCELTA DEI RELATORI R2R TALKS

  • Organizzatori di eventi: gli organizzatori possono essere istituzioni pubbliche, parchi e aree protette, fondazioni ed enti culturali, associazioni, soggetti del terzo settore e altre realtà non profit, compresi consorzi, cooperative e reti d’impresa.
  • Pagamento: gli eventi R2R dovrebbero evitare di retribuire i relatori, salvo eccezioni da verificare con la Segreteria organizzativa centrale. E’ invece tassativamente vietato far pagare un relatore per essere incluso nel Programma.
  • Sponsor: gli sponsor dei singoli eventi non possono essere rappresentati da relatori e non possono mai utilizzare R2R TALKS per presentare o vendere prodotti. Vedi le regole di sponsorizzazione.
  • Durata: le relazioni e gli interventi nelle conferenze non dovrebbero superare la durata di 15 minuti. Nelle tavole rotonde, i minuti a disposizione degli interventi programmati sono 7.
  • Tutela dei diritti d’autore e della privacy: i contenuti di ogni R2R TALK devono essere conformi alla legge sul diritto d’autore e alla normativa sulla privacy. I relatori devono informare in anticipo se intendono utilizzare materiale di terze parti nelle loro presentazioni e chiedere autorizzazioni scritte per materiali protetti da copyright, ove applicabile. La Segreteria organizzativa può fornire supporto per la opportuna modulistica.
  • Diritti di riproduzione: tutti i relatori, i presentatori e i diversi performer devono firmare il modulo di autorizzazione che garantisce a All Routes lead to Rome il diritto di modificare e distribuire i video della loro presentazione. Si prega inviare i moduli alla Segreteria organizzativa insieme ai materiali fotografici e video prodotti durante l’evento.
  • Riprese: ogni evento deve essere filmato e inviato alla Segreteria organizzativa per essere caricato sul canale YouTube di All Routes lead to Rome (vedi Regole video). Qualora il video o i suoi contenuti non rispettino le linee guida, il materiale potrebbe non essere pubblicato. Qualora un organizzatore scegliesse di non inviare il materiale fotografico e video prodotto, deve comunicare formalmente la propria scelta alla Segreteria organizzativa e ai relatori/performer interessati.
  • Contenuto: se le attività realizzate non sono conformi alle presenti linee guida, ci riserviamo il diritto di insistere per la loro rimozione da qualsiasi fonte distributiva e compromette la prosecuzione futura del rapporto fiduciario.
    Nessuno spot commerciale. I relatori non dovrebbero promuovere i propri prodotti, libri o attività commerciali, né quelli di un’azienda che li impiega, con l’eccezione di essere stati specificatamente invitati a dare dimostrazione di prodotti innovativi o per descrivere le idee contenute nei loro libri.
    Nessun relatore può intervenire con contributi politici o assumendo posizioni religiose integraliste, né mai per promuovere un qualsiasi “noi contro loro”: cerchiamo insieme di costruire un largo consenso e di fornire un pensiero innovativo, originale e fuori dagli schemi, non di vendere prodotti o di propagandare argomenti.
  • Gadgeting: gli eventi possono sostenersi attraverso la vendita di gadget originali R2R e di libri. Le pubblicazioni dei relatori invitati possono far parte della selezione, ma devono essere invitati a non vendere libri o altri articoli direttamente. Anche le dediche e le firme dei libri devono avvenire pubblicamente, nell’ambito dell’evento.

FUNDRAISING E SPONSORIZZAZIONI

  • Finanziamento: Il Meeting è uno sforzo volontario. Non puoi utilizzare il tuo evento per motivi commerciali o raccogliere fondi per beneficenza o per altre organizzazioni. Eventuali fondi raccolti tramite le partnership o le vendite dei tuoi eventi R2R devono essere mirati a sostenere l’organizzazione di All Routes lead to Rome.
  • Fundraising e Crowdfunding: i singoli eventi R2R non possono organizzare raccolte fondi separati o utilizzare piattaforme di crowdfunding fregiandosi dei marchi R2R. Per raccogliere fondi è sempre necessario utilizzare i canali ufficiali.
  • Sponsor eleggibili: potenziali sponsor possono essere contattati senza previa approvazione della Segreteria organizzativa, ma le eventuali successive formalizzazioni devono essere prodotte dalla sede centrale.
  • Contributi: ci sono dei limiti sugli importi in denaro con cui gli sponsor possono contribuire a supporto degli eventi:
    Per gli eventi con meno di 100 partecipanti, il finanziamento totale delle sponsorizzazioni non può superare i 2.000 euro. Per realizzare questa dimensione di evento, cerca di raggiungere il maggior numero possibile di sponsor che possano offrire supporto in natura, con l’offerta di sedi o di servizi.
    Per gli eventi con più di 100 partecipanti, il budget non può superare i 10.000 euro per ciascun sponsor. Qualora il bilancio dell’evento richieda un finanziamento superiore, dovrai ottenere l’approvazione dalla Segreteria organizzativa.
  • Controllo editoriale: gli sponsor non hanno alcun controllo editoriale o potere di veto sul Programma.
  • Palcoscenico R2R TALKS: gli sponsor non possono essere relatori, né presentarsi sul palcoscenico dell’evento, dal momento che va rispettata la regola che nessuno può pagare per essere incluso nel Programma. Anche i logo e i marchi degli sponsor non possono essere visualizzati sullo stage.
  • Partnership con le librerie: le partnership con le librerie dovrebbero essere in natura: tutte le entrate derivanti dalle vendite di libri dovrebbero andare alla libreria. In cambio, la libreria fornirà il personale e la spedizione dei libri. Gli organizzatori possono creare un accordo di compartecipazione alle entrate fornendo gadget e oggetti personalizzati ufficiali come magliette, zaini, poster e altri prodotti R2R.
  • Pagamenti: dove possibile, si prega di far pagare le forniture necessarie a realizzare l’evento direttamente agli sponsor. In ogni caso, nessun acquisto o contratto può essere stipulato in nome e per conto di All Routes lead to Rome.
  • Prodotti e omaggi: i prodotti di marca possono essere offerti dagli sponsor e distribuiti direttamente a beneficio dei partecipanti. I prodotti a marchio R2R possono essere venduti per supportare il tuo evento, ma il logo e i marchi R2R non possono essere concessi in alcun modo per scopi commerciali.
  • Donazioni: gli organizzatori di eventi R2R non possono sollecitare donazioni per i propri singoli eventi, ma possono raccogliere fondi attraverso le piattaforme ufficiali di crowfunding e fundraising.
  • Logo degli sponsor sui tuoi video: i loghi degli sponsor possono essere mostrati solo su una diapositiva all’inizio e alla fine di ogni video, della durata massima di 3 secondi, che illustra tutti i logo dei diversi sponsor, che non possono apparire in nessun’altra parte del video.

Comunicazione, pubbliche relazioni e ufficio stampa

  • Logo e Marchi: per utilizzare il Logo e i Marchi R2R per il tuo evento, è dapprima necessario che la proposta sia stata accettata e l’evento sia stato pubblicato nel Programma ufficiale.
  • Format di comunicazione: sul sito ufficiale, nell’area download, sarà sempre possibile scaricare i format per locandine, inviti, manifesti, pagine web e social network: non è consentito promuovere eventi con grafiche o format diversi.
  • Portavoce: esclusivamente il team di All Routes lead to Rome è l’unico portavoce ufficiale del programma nel suo complesso; qualsiasi giornalista che cerchi commenti dovrebbe essere indirizzato all’ufficio stampa centrale.
  • Comunicati stampa: tutti i comunicati stampa devono essere inviati per approvazione all’ufficio stampa centrale.
  • Interviste: qualora emittenti TV o radio ti propongano un intervista, dichiara chiaramente che il tuo evento è un evento connesso a All Routes lead to Rome e presenta te stesso come organizzatore del tuo specifico evento, indirizzando i giornalisti all’ufficio stampa centrale per approfondimenti sul Programma, sulla visione e sugli obiettivi di All Routes lead to Rome.
  • Materiale informativo: il materiale in distribuzione dev’essere soltanto quello prodotto e stampato dalla sede centrale. Altri materiali possono essere presenti al desk e distribuiti ai partecipanti, previa autorizzazione della Segreteria organizzativa.

Web, social media e sistemi di prenotazione degli eventi

  • Pagina web dell’evento: ogni evento approvato e inserito nel Programma ufficiale apparirà sul sito di All Routes lead to Rome. Qualsiasi altro portale, sito o blog dovrà includere il collegamento diretto al Programma ufficiale. Ogni mancanza rischierà di compromettere il rapporto fiduciario con la sede centrale per il futuro.
  • Facebook: puoi naturalmente utilizzare il tuo profilo, le pagine e i gruppi della tua organizzazione per promuovere il tuo evento. Ma l’evento dev’essere preventivamente realizzato sulla pagina ufficiale di All Routes lead to Rome che, su richiesta, può effettuare il cross posting con la/le pagina/e della tua organizzazione.
  • Twitter: puoi ovviamente utilizzare account Twitter per promuovere il tuo evento, ma sempre ricordando di utilizzare l’hashtag #routes2rome.
  • YouTube: aderisci ai canale YouTube ufficiale e promuovilo attraverso i tuoi strumenti di comunicazione. Non postare video su altri canali.
  • Altri social media: si applicano tutte le regole sopra menzionate.
  • Sponsor: non promuovere o connettere mai gli sponsor del tuo evento dagli account sui Social network. I nomi e i marchi degli sponsor possono essere inclusi nel frontespizio (se istituzioni) o nel piè di pagina (se imprese private) del tuo materiale informativo.

Per qualsiasi dubbio, non esitare a CONTATTARCI o rivolgerti all’UFFICIO STAMPA.

 

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